Improve Your Presentation – Teil 2. (Zu Teil 1 geht’s hier. And here’s the English version of part 2.)

Ich werde häufig gefragt, wie viele Informationen denn auf eine ‘Folie’ in PowerPoint (hier stellvertretend für alle Präsentationsprogramme genannt)  gebannt werden dürfen oder können. Die schockierende Antwort für die meisten, die mich das fragen: Kommunizieren Sie eine Aussage pro Folie.

Folgende Folie (in einer anderen Schrift und Diagrammbalkenfarbe) sollte ich einst für einen Kunden optimieren. Hier lässt sich schnell erkennen, dass mehr als eine Aussage und vor allem viele Informationen verwirren können.

(Klicken Sie jeweils auf das Bild, um es zu vergrößern.)

7 Produkte, 7 Cent-genaue Zahlen, eine unglücklich gewählte Balkendarstellung. D.h. 14 Informationen müssen durch den Präsentierenden und die Teilnehmer gleichzeitig aufgenommen werden. (Der Kunde verkaufte übrigens keine Süßwaren – die eigentlichen Produkte wurden hier ‘anonymisiert’.)

Die Verlegung der Achse (Säulen statt Balken), eine eindeutige Farbwahl, Verkürzung der Produktnamen und Zahlen bringt eine optische Erleichterung – die Anzahl der Informationen hat sich jedoch nicht reduziert.

Da man nur eine Zahl pro Produkt dargestellt sieht, war es außerdem wichtig, diese im Titel zu erklären (Differenz).

Noch viel leichter macht man es sich, wenn man diese Informationen häppchenweise als eine Aussage pro Folie zu präsentiert. Wunderbarerweise ergibt sich dadurch automatisch ein Mini-Storytelling.  Denn worum geht es auf der ursprünglichen Diagramm-Folie? Um eine Geschichte von Gewinnern und Verlierern.

“Wir betrachten nun die Umsatzentwicklung von 2010 zu 2011. Dabei gab es klare Gewinner:”

CC Creative Commons Attribution 2.0 Generic CC BY 2.0 Kelly Bailey (KellBailey – flickr.com)

“Die Mars-Riegel …”

“…. mit einem Umsatzplus von 909.508 Euro, dicht gefolgt…”

“…von der Ritter Sport Schokolade mit einem Umsatzplus von 907.258 Euro. Aber …”

CC Creative Commons Attribution 2.0 Generic CC BY 2.0 Kelly Bailey (KellBailey – flickr.com)

“… es gab auch einen ganz deutlichen Verlierer:”

“Die Haribo Goldbären mit einem Umsatzrückgang von 1.438.037 Euro. Lassen Sie uns nun die Zahlen im Detail anschauen und gemeinsam eine Antwort auf die Frage suchen, wie es zu diesen starken Abweichungen gekommen sein kann.”

Anstatt diese Folie (die ja immer noch 14 Informationen enthält) an die Wand zu beamen, empfiehlt es sich (sofern die Daten keiner Geheimhaltung unterliegen), sie den Diskussionsteilnehmern als Handout vorzulegen.

Dies war ein Beispiel, wie ich diese Folie und ihre Inhalte aufgeteilt und präsentiert hätte. Sicherlich gibt es dazu noch alternative Ideen.

Wichtig und nicht zu vergessen – wenn man Fotos in eine Präsentation integriert, dann muss man diese entweder bei einer Fotostock-Agentur kaufen (z.B. istockphoto.de) – oder sucht nach Fotos mit einer Creative Commons Lizenz. In jedem Fall sollte man jedoch die Bildrechte und -quellen am Ende der Präsentation angeben.